Es posible que ya hayas escuchado ambos términos y hayan hecho parecer que son lo mismo. Incluso la gestión de almacenes e inventarios pueden hacer parecer que son la misma acción pero existe un error. Existe una diferencia bastante grande entre un inventario y un almacén, así como las actividades para la administración de ambos elementos.
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Un almacén es un espacio físico donde se guarda toda la mercancía para luego ser despachada. Esta puede ser utilizada para materia prima o productos terminados, dependiendo de la actividad de la empresa y su organización. Estos espacios suelen tener especificaciones bien definidas para el mantenimiento de los artículos.
Como comentamos anteriormente la gestión de almacenes e inventarios son 2 cosas distintas. Primero detallaremos en qué consiste la administración de estos espacios físicos. Lo primero a considerar es el objetivo principal de esta actividad, que es minimizar los gastos, guardando la mayor cantidad de elementos posibles.
La primera actividad de un buen gestor es conocer cuánto espacio se requiere realmente. Se debe tener cuidado de no tener almacenes sin mercancía, debido a que se van a incurrir en más gastos, que no conviene a la empresa. Quedarse corto también es contraproducente, considerando que no tendrás lugar para almacenar los productos que lleguen al local.
Otro elemento que debe considerarse es el mantenimiento del lugar donde. Se debe garantizar que el espacio tenga las condiciones óptimas para guardar la mercancía. No sólo debe incluir eso, además debe contar con todas las herramientas y previsiones de seguridad para el personal que labore en esa área. Estudiar una carrera de logística en ISIL potenciará tus conocimientos enfocándose en las tendencias del mercado y las tecnologías digitales.
Para finalizar se debe revisar constantemente que los pagos asociados se hayan cumplido. Es recomendable tener los costos operativos cubiertos para evitar cargos adicionales por mora. Además que pueden sacar tu mercancía si te demoras mucho tiempo, causando gastos adicionales por transporte de los artículos.
El inventario hace referencia a los artículos que se encuentran almacenados. Son los activos que la empresa puede disponer para la venta o como materia prima en un momento dado. Este puede ser fijo o variable dependiendo del uso que se le dé dentro de la empresa.
En el caso de los fijos, tienden a ser herramientas laborales como escritorios, computadoras, máquinas y otros equipos de uso común. El variable es el que se utiliza para las actividades productivas de la empresa y suele rotar constantemente.
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La gestión del inventario, al igual que la de los almacenes tiene como principio optimizar los recursos. Esto implica que haya la suficiente cantidad de insumos para satisfacer la demanda. Sin embargo, no debe de haber muchos excedentes para que los impuestos y otros gastos asociados sean muy elevados.
De hecho en este tipo de administración se busca que el inventario esté en rotación, provocando que al inicio de un periodo haya mucha cantidad. Sin embargo, al final de este debe quedar una cantidad mínima, que permita solventar pedidos de emergencias, pero que no conlleven gastos altos para la empresa.
Como se puede detallar ambas actividades siguen un mismo propósito que es reducir los gastos, para que haya más ganancias. Sin embargo las actividades en ambos son distintas, así como los estudios que se deben de llevar a cabo.
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Por ejemplo en el caso del inventario se debe estudiar cuanto es la demanda de cada insumo. Esto para establecer puntos o niveles de pedido para realizar una nueva compra de material. El encargado de esta área se encarga de vigilar los niveles de cada insumo y desarrollar las órdenes de compra cuando haga falta.
En cambio en los almacenes el encargado busca optimizar el espacio lo máximo posible, vigilando que las condiciones en el lugar sean las adecuadas. También se encarga de vigilar que cada cargamento sea almacenado de la forma correcta, para que no haya problemas al buscar una mercancía.
Como se denota ambos están relacionados, aunque no son iguales sus funciones. Algo que sí tienen en común es el uso de indicadores de gestión de almacenes e inventarios. Ellos deben estar pendientes de estos números para tomar decisiones a la hora de hacer un pedido o eliminar o añadir un nuevo almacén.
¿Porqué es recomendable hacer un curso gestión de almacenes e inventarios?
Muchos se preguntan por qué hacer este tipo de actividades si las responsabilidades son diferentes. Eso es cierto, aunque como se pudo notar también tienen relación, por ende no se pueden tratar estas actividades de forma aislada. Un error en una de estas dos áreas, puede provocar que ambas se vean afectadas de manera significativa.
Por ello la persona encargada de los almacenes debe conocer la situación del inventario. Incluso saber leer sus indicadores para tomar previsiones en el área de resguardo. También pasa con el encargado del inventario, que debe conocer la situación de estos galpones para saber si es recomendable almacenar un insumo.
