Gestión de compras: qué es, funciones y etapas en una empresa

Si manejas insumos, materiales o productos en cantidad, seguramente sabrás que la gestión de compras es uno de los pilares más importantes para operar de manera eficiente y rentable en tu empresa. A través de este proceso, podrás planificar, seleccionar y adquirir los bienes o servicios que necesitas para poner en marcha el funcionamiento de tu negocio.

En este artículo te explicaremos qué es la gestión de compras, sus funciones y etapas clave dentro de tu organización.

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras es el proceso mediante el cual las empresas adquieren los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento, asegurando que estos cumplan con los estándares de calidad requeridos, estén disponibles en el momento adecuado y a los mejores precios posibles. 

Este proceso no solo involucra la acción de comprar, sino también una planificación estratégica que incluye la evaluación de proveedores, la negociación de precios y condiciones, y el control de inventarios. En resumen, es hacerlo con estrategia; asegurando calidad y garantizando entregas a tiempo.

Funciones de la gestión de compras

La gestión de compras cumple con varias funciones esenciales que permiten que una empresa adquiera los bienes y servicios que necesita para operar de manera eficiente. A continuación, te explicamos las principales:

Determinación de necesidades

La primera función de la gestión de compras es identificar qué productos o servicios necesita la empresa. Este paso implica la comunicación constante con los diferentes departamentos de la organización (como producción, ventas, recursos humanos, etc.) para conocer sus necesidades y hacer un análisis adecuado de los insumos necesarios.

Búsqueda y selección de proveedores

Esta función implica investigar y evaluar a los proveedores de acuerdo a diversos criterios como la calidad de los productos, el precio, los plazos de entrega, la fiabilidad y la capacidad de cumplir con los términos acordados. 

Negociación de precios y condiciones

Otra de las funciones clave de la gestión de compras es negociar el precio de los productos o servicios, los plazos de pago, los descuentos por volumen y las condiciones de entrega. La capacidad de negociación permite reducir costos y mejorar los márgenes de ganancia.

Etapas del proceso de gestión de compras

La gestión de compras es un ciclo estructurado. Estas son sus principales etapas:

Identificación de necesidades

Es el punto de partida. Se detecta qué insumos, productos o servicios necesita el área operativa, de producción o de ventas.

Búsqueda y evaluación de proveedores

En esta etapa se investigan opciones en el mercado y se comparan según precio, calidad, tiempos de entrega y reputación.

Negociación y selección

Aquí se negocian condiciones y se selecciona al proveedor que ofrece el mejor equilibrio entre costo y valor.

Emisión de la orden de compra

Una vez elegido el proveedor idóneo, se formaliza la adquisición a través de documentos internos o contratos.

Recepción y control de calidad

Esta etapa es clave porque se verifica que lo recibido coincida con lo solicitado y que cumpla con los estándares esperados.

Evaluación de desempeño del proveedor

Luego de cada compra, se analiza el cumplimiento del proveedor para decidir si se mantiene la relación comercial.

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Ejemplo de gestión de compras de una empresa​

Supongamos que tienes un hotel y necesitas reabastecerse de suministros como alimentos, bebidas y productos de limpieza debido al aumento de ocupación por la temporada alta. Para ello, el proceso de la gestión de compras sería el siguiente:

• Determinación de necesidades: Los departamentos de cocina, limpieza y recepción identifican los artículos que deben adquirirse.
• Búsqueda y selección de proveedores: Se eligen proveedores locales e internacionales, comparando precios, calidad y tiempos de entrega.
• Negociación: Se negocian precios, descuentos por volumen y condiciones de entrega, especialmente para los productos frescos.
• Emisión de órdenes de compra: Se formalizan las compras con detalles de cantidades, precios y plazos de entrega.
• Recepción y control de calidad: Se verifica que los productos recibidos cumplan con las especificaciones.
• Control de inventarios: Los productos se ingresan al sistema de inventarios para mantener un control adecuado.
• Evaluación del proveedor: Se evalúa a los proveedores al final de la temporada para asegurar calidad y cumplimiento.

Gracias a una gestión de compras eficiente, el hotel mantiene un suministro adecuado, asegurando la calidad del servicio y evitando faltantes o excesos.

En conclusión, la gestión de compras es un proceso esencial para cualquier organización, independientemente del sector. 

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